Blog

Microsoft Project Online Power BI content pack yenilendi.

İki yıl önce Microsoft Project Online Power BI Content Pack’in birincisini yayınlamıştı. Geçen hafta yeni bir update yayınladı.

pb1

Yüklemeyi gerçekleştirdikten sonra kendi Project online çalışma ortamınızdan varsayılan raporlara ulaşabilirsiniz. Bu raporlardan bazı örneklerin ekran görüntülerini aşağıda bulabilirsiniz.

Portföy  Zaman çizelgesi:

pb2

 

Portföy Maliyetleri:                                                                                            Portföy Riskleri:

pb3                                          pb4

Kaynak uygunlukları:

pb5

Proje durum raporu

pb7

Kaynak talebinin tahmini, Proje Yönetiminde ileriyi görmek adına önemli bir rapor çeşidi.

pb6

Rapor Dashboard

pb8

Görüldüğü gibi yeni içerik paketleri sayesinde Project Online raporlama pek çok örnek ile beraber çok daha kolay bir görev haline gelmiş bulunuyor.

Devam eden blog yazılarımızda Project Online Power BI raporlama ile ilgili öne çıkan noktaları sizlerle paylaşacağız.

 

Proje Yönetiminde Başarı için 5 İpucu

       1.Projenin hayata geçmesi ve yaşayabilmesi için gerekli destek

Projeler var olabilmek için desteğe ihtiyaç duyarlar. Bu destek genellikle üst yönetimin yâda proje sponsorunun desteğidir. Bilinçli kadrolara sahip firmalar Proje Yönetimi konusunda şanslı ve her zaman bir sıfır öndedir.

Zamana yayılan proje hayat döngüsü, ekibin ve uygulayıcıların Proje yönetimi olgunluk seviyelerine göre yorgunluklardan etkilenir. Bu dönemlerde gelen motive edici destek projelerin enerji depolamasına ve hedefe yürümelerine yardımcı olur. Bu sebep ile Proje Yönetiminde tecrübeli kadroların vereceği destek, her zaman ihtiyaç duyulan ve değerli bir etkendir.

destek

      2.Takımın etkileşimli çalışması

Sadece Proje Yönetiminde değil aynı zamanda hayatın her alanında etkileşimli takım çalışması başarının altın anahtarıdır. Uyumlu ekip çalışması projelerde netice almanın en başta gelen hızlandıranıdır.
Çalışanların birbirleri ile etkileşim içinde olması ortak payda da toplananların daha verimli olmasına yardımcı olacaktır. Beraber karar verilmiş konuları uygulamak ve hayata geçirmek daha kolaydır.

etkileşim

       3.Proje planlarının doğru metot kullanılarak yapılması

Her firmanın kendine özgü iş yapma şekilleri olduğu gibi, her projenin de kendine özgü iş yapma şekilleri olabilir. Arzulanan hedef zaman ve kaynak yönetiminin marjinal faydasını maksimum seviyede tutarak çıktı elde etmektir. Doğru metot bu kritere ters düşmeyecek iş yapma şekillerini kullanarak bir yol seçmektir.metot

   4.Hem kendi hatalarımızdan hem başkalarının hatalarından öğrenmek

Projeler aslında her ne kadar birbirine benzemeyen yolculuklara sahip olsalar da taşıdıkları riskler ve sorunlar benzer olabilir. Dolayısı ile daha önce yapılan hatalardan ders çıkarmak projelerimizi daha sağlıklı yönetmemize imkan verecektir. Öğrenilmiş dersler başlığı altında takip edeceğimiz bilgiler çoğu zaman bizi belirsizlikten çıkaracak ve önümüzdeki çukurlara dikkat etmemizi sağlayacaktır.hata

    5.Güçlü iletişim

En basit konular bile sadece bir kelimenin yerinde kullanılmaması veya yanlış kullanılması sonucu öyle karmaşık hale gelebilir ki, sonunda o kelimeyi kullanan bile bu duruma şaşırıp kalabilir. Günümüzde iletişim imkânlarının çeşitliliği pek çok kolaylığı beraberinde getiriyor. Bu alandaki avantajları kullanarak ve anlaşılabilir özet cümleler ile kuracağımız güçlü iletişim şüphesiz ekibinizin birbirini anlamasına yardımcı olacaktır. Bu konuda atılan adımlar meyvesini proje yönetim aşamalarında verecektir.iletişim

 

 

Project Online ile Portföy KPI Raporu Hazırlamak

KPI Nedir ?

Yazımıza başlamadan önce kısaca “KPI nedir ?” sorusuna bir cevap verelim.

 

KPI yani Key Performans Indicator olarak tanımlanan bu kavram Türkçede ise karşımıza “Anahtar Performans Göstergesi” olarak çıkmaktadır. Yani en kısa ifadesi ile HEDEF..

 

Ekip yöneten her yönetici işini daha iyi yapabilmek adına belirli iş göstergelerini takip etmelidir. Yönetici burada hangi göstergenin önemli olduğunu, hangisinin hedefleri ölçülebilir kıldığını bilmelidir ki önemli bir avantaj yakalayabilsin.

İşte anlattığımız bu göstergelere kısaca KPI demekteyiz. Bu kadar önemi olan bir KPI doğru belirlemek de tabi ki deneyim ve uzmanlık gerektirmektedir.

 

Performans değerlendirmenin isabetli yapılabilmesi için KPI seçiminin de doğru yapılması gerekmektedir

Örneğin ürettiğiniz bir ürünü satan satış ekibi ile IT ekiplerinin KPI ları aynı olmamalıdır. Ya da teknik arızaları gideren bir ekibinizle müşteri hizmetlerinde çalışan ekibinizin hedeflerinin de aynı olmaması gerektiği gibi.

 

Örnek KPI lar olarak şunları verebiliriz

  1. Yeni Kazanılan Müşteri Sayısı
  2. Kesintisiz Hizmet Süresi
  3. Beklemekte olan tahsilatlar
  4. Yıllık Gelir Artış Oranı
  5. Arıza ıslah ve çözüm süresi
  6. Müşteri Verilerinin Sistemlere Doğru Girilmesi Oranı
  7. İkna Edilen ve Elde Tutulan Müşteri Sayıları

 

Excel ile Portföy KPI raporu Oluşturmak

 

Portföy performansını ayrıntıları ile anlatan kolay okunabilen basit bir rapor oluşturmak için OData ve Excel kullanmak bizim için yeterli olacaktır.

1-KPI Kriterlerini Tanımlama

 

Bir KPI raporu hazırlamanın ilk adımı , verilere uygulanacak ölçütlerin hangisinin olduğunu tanımlamaktır.

Yazımıza konu örnekte ise biz üç ölçülebilir değer ile konuyu anlatacağız .

Zamanlama , İş ve Maliyet..

Temel amaç , iç metrik için fark yüzdesini bulmak ve sonrasında , elde ettiğimiz sonuçlara göre trafik lambası kümesi şeklinde görüntüleyerek verileri değerlemek olacaktır.

 

Kriterler ise ;

a

Project Online’dan Veri Almak

 

Raporumuzu oluşturmaya başlamak için ilk adım , Project Online’daki verileri almak ve Excel üzerine getirmektir. OData ile iki veri bağlantısı ile Projeler ve Proje Baseline’larını getireceğiz.

 

İzleyeceğimiz adımlar :

  1. Exceli açın ve Veri (Data) sekmesinden. Diğer Kaynaklardan ( From Other Source) , OData Veri (From OData Feed) seçeneğini seçin.

1

2. Yalnızca raporda kullanılacak alanları ve projeleri almak için karşınıza çıkan pencerede istenen URL kısmına aşağıdaki adresi kopyalayarak veri bağlantısını oluşturacağız.

https://<YOURCOMPANYTENANTNAME>.sharepoint.com/sites/pwa/_api/ProjectData/Projects()

?$filter=ProjectType ne 7&$select=ProjectId,ProjectName,ProjectOwnerName,EnterpriseProjectTypeName,

ProjectStartDate,ProjectFinishDate,ProjectDuration,ProjectCost,ProjectWork,ProjectFinishVariance,

ProjectCostVariance,ProjectWorkVariance,ProjectPercentCompleted

 

 

  • <YOURCOMPANYTENANTNAME> alanına kuruluş hesabı adını yazınız

3. İleri’yi tıklayayın. Bu noktada Office 365 hesabınız kimlik doğrulaması yapmanızı isteyebilir. Devam etmek için kimlik bilgilerinizi girmeniz gerekir.

4. Sonraki adımda ise istediğimiz verileri içeren tabloyu seçin –ki yazdığımız url ile istediğimiz veriler ekranımızda görünen Project tablosunda yer alacaktır.

2

 5. Bir sonraki ekranda işaretli kısımda veri bağlantınıza kolay kullanılabilecek bir isim verebilirsiniz böylece kullanımı ve tanımlaması daha kolay olacaktır. Bu işlemden sonra Son’u (Finish) tıklayın.

3

6. Son olarak , içe aktarma işleminden sonra Yanlızca Bağlantı Oluştur ( Only Create Connection) seçeneğini işaretleyin .

4

Yukarıda izlediğimiz adımlarda , seçilen proje verilerini Projeler tablosundan almıştık. Şimdi ise Proje Taban çizgisi (Project Baseline) tablosunda tutulan tamamlayıcı verileri almalıyız.

Yukarıda izlediğimiz veri alma adımlarını aşağıdaki yeni sorguyu kullanarak tekrar kullanıyoruz.

 

https://<YOURCOMPANYTENANTNAME>.sharepoint.com/sites/pwa/

_api/ProjectData/ProjectBaselines()

?$filter=BaselineNumber eq 0 & $select

=ProjectId,ProjectBaselineCost,ProjectBaselineDuration,ProjectBaselineWork

 

 

Raporu oluşturmak için gerekli bütün verilere sahip olsak bile –ki elimizde şu anda veriler mevcut- gösterilebilecek fazla bir çıktı henüz oluşmuş değil , Verileri ve kullanabilmek ve anlamlı çıktılar elde edebilmek için veriler arasında ilişkiler kurmalı ve hesaplanan stunlar oluşturarak veri bağlantılarını değiştirmeliyiz. Bunları yapmak için Power Pivot kullanarak gerçekleştirilebilir.

 

Excel menülerineden Power Pivot sekmesini seçin ve Yönet (Manage) butonuna tıklayın.

5

Burada yapılacak ilk eylem , iki tablo arasında ilişki kurmak olacaktır. Power Pivot seçildikten sonra ve Manage tıklandıktan sonra açılacak pencerede Diyagram Görünümüne tıklayın.

 

6

Project Online üzerinden veri aldığımız iki tabloyu göreceksiniz.

7

İki tablo arasında ilişki kurmak için Dizayn(Design) sekmesinde İlişki Kur ( Create Relationship) düğmesine tıklayın.

 

8

İlişki oluşturmak için açılan iletişim kutusunda öncelikle Projeler tablosunu   ve ProjectID alanını ardından ise ProjectBaseline tablosunu ve ProjectID alanını seçin.

9

 

İlişki oluşturma işleminden sonra , verilerin görsel olarak da anlamlı hale gelmesi için işlemleri gerçekleştiriyoruz. Bunun için Dizayn (Design) sekmesinden Ekle (add) butonuna tıklayın.

Tablolar arasında ilişki kurulduktan sonra , zamanlama , maliyet ve iş değerleri için fark yüzdesini hesaplayacak özel(hesaplanan) sütunlar oluşturmak olacaktır.

Tasarım(Design) sekmesinden Ekle(add) tıklandıktan sonra , bitiş farkını hesaplayabileceğimiz bir özel sütun oluşturacağız. Bunun için aşağıdaki ifade kullanılabilir. ;

 

=IF(RELATED(ProjectBaselines[ProjectBaselineFinishDate])=0,-100,

[ProjectFinishVariance]/RELATED(ProjectBaselines[ProjectBaselineDuration])*100)

 

Özel sütun oluşturduktan sonra sağ sütunu tıklayarak “%Bitiş Farkı “ olarak yada farklı bir isim ile adlanrabilirsiniz.

Maliyet ve Çalışma içinde aynı işlemi uygulaarak iki sütun daha oluşturacağız.

Yüzde Maliyet Varyansı :

=IF(RELATED(ProjectBaselines[ProjectBaselineFinishDate])

=0,-100,IF([ProjectCostVariance]=0,0,[ProjectCostVariance]

/RELATED(ProjectBaselines[ProjectBaselineCost])*100))

 

 

 

Yüzde Çalışma Varyansı:

=IF(RELATED(ProjectBaselines[ProjectBaselineFinishDate])

=0,-100,IF([ProjectWorkVariance]=0,0,[ProjectWorkVariance]

/RELATED(ProjectBaselines[ProjectBaselineWork])*100))

 

 

Özel sütunları oluşturduktan sonra , Power Pivotu kapatarak Excel’e geri dönebilriz.

 

Raporu Oluşturun

 

İhtiyacımız olan tüm verileri hazırladık. Şimdi Excel’de raporumuzu oluşturmaya devam edebiliriz. Excel’de ekle sekmesini tıklayın.

Pivot Tablo’ya tıklayarak daha önce oluşturduğumuz bağlantıları koruyacak şekilde pivotu sayfamıza ekleyelim. Ardından Dizayn (design) sekmesinden Rapor Düzeni (Report Layout) ve liste içinden ise “Tablo Formunda Göster (Show in Tabular Form)” seçeneğini seçin.

10

11

 

Aynı menü içerisinde , Alt Toplamlar(Subtotals)à Alt toplamları gösterme(Do not Show subtotals) işaretlenir.

 

12a

 

Bu işlemlerin ardından , raporda kullanılacak alanları pivot tabloya ekleyin. Aşağıdaki dizilimde eklemeleri yapmalısınız.

 

Sıra Alanı (Row Area)

  • Project Name
  • Project Owner
  • Start Date
  • Finish DateDeğer Alanı(Values Area)
  • % Finish Variance
  • % Cost Variance
  • % Work Variance

 

12b

Yüzde varyans alanlarının trafik lambası şeklinde görünecek olması sebebi ile koşullu biçimlendirme yapmanız gerekecek. Yüzde Bitiş Farkı değerini seçtin. Bunun için Home sekmesinden “Koşullu Biçimlendirme (Conditional Formating) , YeniKural (New Rule)’a tıklayın.

13

Oluşturacağınız yeni kural aşağıdaki şekilde uygulanacaktır.

 

    1. Kural Uygula seçeneğinde , “Bitiş Tarihi” için “Yüzde Bitiş Farkı” değerlerini gösteren tüm alanları seçin.
    2. Kural tipi seç bölümünde , “Tüm Hücre Değerlerine Dayalı Olarak Biçimlendir” seçim kutusunu işaretleyin
    3. Kural Açıklamasını Düzenle bölümünde aşağıdakileri yapın ;
    4. Biçim stilinde , Simge kümesini seçin
    5. Simge Stilinde olası simgeler için (mevcut olanlardan herhangi biri) görüntülenen bir seçeneği seçin ve Sadece Simgeyi Göster seçeneğini işaretleyin.

…………………………………………………..

14b

Sonuç şöyle görünecektir:

15

Kuralları uyguladıktan sonra sonuçlarınızı görmek için Tamam’ı tıklayın. Daha sonra iki diğer özel sütun (maliyet ve Çalışma ) için aynı kuralları oluşturmanız gerekir. Nihai sonuç şöyle görünecek:

son iki

 

Son olarak, dilimleyici, başlık, logo ekleyerek raporunuzun daha iyi görünmesini sağlayabilirsiniz:

son

MeetManage ile Proje Yönetimi artık daha kolay

Günümüzde ekip çalışması ve işbirliği çalışma hayatının kaçınılmaz doğal süreçleri haline geldi. Ekip çalışmasının yarattığı sinerji her firmanın başarı kıstası arasına girmiş bulunmakta.

Ekip çalışmasının en temel paylaşım ortamı bildiğimiz üzere gerçekleştirdiğimiz toplantılardır. Saatler süren uzun toplantılar alınan notlar ve kararlar ile son bulur. Ancak bu kararların takip edilmesi Projelerimizle olan ilişkilerinin oluşturulması gibi konular genelde açıkta kalır. Ve izlenmesi zordur.

Mm anasayfa

 

 

Kurumsal Proje Yönetimi dünyasında atanan görevlerin takibi, görev ataması sürecinin kolaylığı, onay süreçlerinin ve tamamlanma seviyelerinin monitör edilebilmesi projeleri takip edebilmek açısından önem taşımaktadır.

Uzun yıllardır Kurumsal Proje Yönetimi konusuna odaklanan firmamız, müşterilerimizden gelen ihtiyaç ve talepler doğrultusunda tüm toplantı yönetimi aşamalarında bize kolaylık sağlayan MeetManage uygulamasını geliştirdi.

Uygulamamızın genel özelliklerini kısaca şöyle anlatabiliriz;

MeetManage ( Toplantı Yönetim Yazılımı ) SharePoint üzerinde toplantı rezervasyonu yapmaya ve toplantı aksiyonlarının yönetmemize imkân veren bir uygulamadır.

Toplantı yönetim yazılımı temelde iki modülden oluşuyor.

  • Toplantı aksiyonlarının yönetilmesi ve takibi
  • Toplantı rezervasyonu

 

Toplantı aksiyonlarının yönetilmesi ve takibi;

MeetManage ile toplantılarınızı daha verimli hale getirebilir, toplantı esnasında aksiyonlar not edebilir, ilgili kişilere atayabilir, atadığınız görevleri onay aşamasından geçirerek toplantı yönetimi yapabilirsiniz.

Not alınan aksiyonların türlerini oluşturabilir ve belli rutinlerde bildirimler ile iş takibi yapabilirsiniz. Toplantı aksiyonlarını istediğiniz kırılımda tanımlayabilir ve isterseniz birden fazla kişiye atayabilirsiniz. Aynı zamanda aksiyonlara doküman ekleyerek görev ile açıklayıcı bilgilendirme yapabilirsiniz.

 

m2

 

‘’Parking lot’’ özelliği ile daha sonra konuşulabilecek konular ileride değerlendirmek üzere park edilip sırasını bekleyebilir.

Toplantı maddeleri hakkında toplantı sahibine ve katılımcılara seçilen zaman aralığı için otomatik bilgilendirme yapma özelliği de vardır.

Atanan görevlerin karşılıklı takip edilmesi ve tamamlanma yüzdelerinin girilebilmesi uygulamamızın en can alıcı özelliklerindendir. Toplantı sahibi görevlerinin ilerlemesini anlık durumlarını görebilir.

Tamamlanan görevler onay mekanizması sayesinde yönetici tarafından onaylanır veya reddedilir. Böylelikle takibi yapılır.

En çok önem verdiğimiz konu ise kişilere atadığımız görevlerin Proje Yöneticisi tarafından kolayca takip edilebilmesidir. Böylelikle Proje yöneticisi projesi ile ilişkili aksiyonları hızlıca görebilecektir ve çalışmalarını etkileyecek planları takip edebilecektir.

Projelerimizin sayısı arttıkça aksiyonlarımızı takip etmek karmaşık hale gelmektedir. Bu aşamada hızlıca alabileceğimiz raporlar. İşimizi kolaylaştıracaktır. Başlamamış işleri, onay bekleyenleri, red edilenleri ve ayrıca Proje ismine göre ilişkili aksiyonları gelişmiş rapor alma özelliğimiz ile takip edebilirsiniz.

raporlar2

 

 

Toplantı rezervasyonu;

Uygulamamızın ikinci modülü arzu edilir ise ilk modülden ayrılabilir ya da beraber kullanılabilir. Bu modül toplantı odası rezervasyonu ihtiyacını karşılamak için tasarlanmış bir çözüm sağlamaktadır.

Rezervasyon esnasında toplantı odası, toplantı zamanı ve katılımcılar seçilerek ilerlenirken aynı zamanda toplantı ile ilgili olabilecek dokümanlarda toplantı rezervasyonuna eklenebilmektedir.

Toplantı odalarını planlarken uygunluk durumlarını görebilir, toplantı çakışmalarını önleyebilirsiniz.

Toplantı odasının fiziksel koşulları da ( toplantı kişi sayısı, projeksiyon, ses düzeni, PC vs. ) görülerek ihtiyaca yönelik seçimler buradan yapılabilmektedir.

 

m3

Sürükle bırak özelliği ile rezervasyon esnasında yapılmak istenen değişiklikleri hayata geçirmekte kolaylık sağlamaktadır.

Rezervasyon yaparken tür seçimi yapabilir, toplantıları takvim şeklinde görüntüleyebilir ve farklı görünüm seçeneklerini tercih edebilirsiniz.

Bu yazımızda MeetManage ürünümüzün kısaca özelliklerini sizlere anlatmaya çalıştık. Daha detaylı bilgi ve deneme imkânları için bizimle irtibata geçmeniz yeterli olacaktır.

Yeni Online Destek Hizmeti Portalımız

Rota Bilgi Teknolojileri destek verdiği firmalara daha iyi hizmet sunabilmek için yatırımlarına devam ediyor.

İş dünyasında rekabetin de etkisi ile zamanı verimli kullanmanın ve bilgiye hızlı ulaşmanın önemi her geçen gün artırıyor.

Bizde bu konuda müşterilerimize kolaylık sağlayacağını düşündüğümüz Destek Portalımızı hizmete açtık. Artık destek antlaşmaları çerçevesinde hizmet verdiğimiz firmalar bu hizmeti online destek portalımız üzerinden alabilecekler. (https://rotasupport.microsoftcrmportals.com/)

Dilerseniz web sitemiz üstünden destek portalımıza erişim de mümkün. (http://www.rotabt.com/)

Portal sayesinde çözüme ulaşmanın çok daha hızlı hale gelmesini ve zamandan tasarruf yaratmayı hedefliyoruz.

Açılan servis talepleri mühendislerimizce ortak havuzda görülüp, ilgili mühendisin soruna çözümle dönmesi ile hızlıca neticelenmektedir.

 

1

 

Ayrıca müşterilerimizin aldıkları destek hizmetini bütünleşik bir şekilde takip edebilmeleri portal’ın en önemli özelliklerinden biridir.

2

 

Aynı zamanda destek ihtiyacı olabilecek konuları geçmiş sorunlardan faydalanarak online kütüphane ortamında topladık. Bu sayede destek çağrısı açmadan ilgili kişi soruna çözümü kendisi de buluyor olabilecek. Uzun vadede online kütüphanemizi gerçekleşen vaka analizleri ve Kurumsal Proje Yönetimindeki yenilikler ile zenginleştirmek asıl hedefimiz.

3

 

İş hayatımızı kolaylaştırmak ve firmamızı müşterilerimiz ile birlikte bilgi teknolojileri otobanında güvenli hızlara ulaştırmak için yatırımlarımıza devam edeceğiz.

 

Proje Portföy Yönetim (PPM) çözümünüzü son kullanıcılara benimsetmek!

Doğru Proje Yönetim çözümünü seçmek zordur. Elbette öncelikle organizasyonunuzun Proje Portföy Yönetimi (PPM) aracına uygunluğunu değerlendirmeniz gerekir.  [‘’ PPM ürünü için hazır mısınız? ‘’ konulu blog yazımızda Proje yönetim yazılımı satın almadan önce düşünülmesi gereken önemli noktaları münazara etmiştik.]2

Ardından, size özel proje yönetimi ihtiyaçlarınızı karşılayan bir araç seçmeye ve mevcut PPM süreçlerinizi eşleştirebilmeye ihtiyacınız vardır. Fakat bu yolculuğun başlangıcıdır. Kuruluşunuz için bir araç seçtikten sonra, onu yaygınlaştırmak ve kullanıcıya benimsetmek daha da zor olabilir.

Kullanıcı adaptasyonu demek, zihinsel kabul ve ihtiyaç duyulan zaman diliminde iş değeri kazandıran günlük işlerinin bir parçası olarak yeni teknolojiyle yaygın ve hızlı son kullanıcı katılımı demektir.

İnsanlar genelde değişime karşı direnirler. Kuruluşunuzdaki son kullanıcılar, projeleri çok verimli olmasa da uzun zamandır farklı bir araçla (Excel gibi) yönetiyorsa, muhtemelen aynı aracı/yöntemi kullanmaya devam etmek isteyeceklerdir.

Kullanıcı adaptasyonu birkaç yöntemle gerçekleşebilir, ancak ağırlıklı olarak ‘büyük patlama’ veya ‘kademeli adaptasyon’ dediğimiz yöntemler ile hayata geçirilir. Genellikle biz kademeli yaklaşımı öneriyoruz. Son kullanıcılara sunma yönteminiz ne olursa olsun, sağlam bir kullanıcı adaptasyon planına sahip olmalısınız. 3

Kuruluşunuzda bir proje yönetim çözümünü veya herhangi bir iş sistemini yaygınlaştırırken, kullanıcıların yalnızca onu kullanması değil, aynı zamanda sevmesi de önemlidir.

Ancak nihai kullanıcıların yeni sistemi sevmelerini ve aynı zamanda sadece günlük işlerinde yapmaya zorunlu oldukları sıradan yönetim işi gibi düşünmemelerini nasıl sağlarsınız?

 

 

Aşağıda kullanıcıların yeni proje yönetim çözümünüzü nasıl kullanacakları ve eş zamanlı olarak beğenecekleri ile ilgili hızlı ipuçlarının listesini bulabilirsiniz:

    1. Üst yönetim desteğini aldığınızdan emin olun ve kullanıcıların bu desteğin farkında olmasını sağlayın. Üst yönetim, desteğini göstermelidir. (Bir yönetim bunu desteklemiyorsa, takım da desteklemez)
    2. Proje Yönetim çözümünün kullanımı ve anlaşılmasının kolay olduğundan emin olun. Araç proje oluşturma, proje planlama ve yönetme görevlerine kadar işi kolaylaştırmalıdır. Doğru bilgiyi doğru zamanda her kullanıcı rolü için su yüzüne çıkarın. Aksi halde insanlar önceki yöntemleri hızlı bir şekilde eski haline geri döndürürler.4
    3. Son kullanıcıları eylem planınıza dahil edin. (Eğer takım onları duyan olmadığı hissine kapılırsa, isyan edecektir.)
    4. Örneklerle yol gösterebilecek ve başkalarına araç hakkında bilgi verebilecek bir lider bulun. Bu kişi uygulamaya önderlik etmesi ve gerçekten başarının gelmesini önemsemesi ile kullanıcıların sistemi kullanmasını ve beğenmesini sağlamak adına yaşamınızı kolaylaştırabilir.
    5. Rol bazlı eğitim ve koçluk sağlayın böylece insanlar çözüme alışabilir. Son kullanıcılar aracı nasıl kullanacaklarını bilmiyorsa kullanmazlar. Kullanıcılar, çözümü bulmak için tam olarak nereye gidebileceklerini ve gerektiğinde onlara kimin yardım edeceğini bilmelidir. Kullanıcıların deneyimlerini paylaşabilecekleri Soru & Cevap oturumları ve toplantıları düzenlemek iyi bir uygulamadır. Her bir kullanıcının sorularına cevap geldiğinden ve sorunların çözüldüğünden emin olun. Biz kullanıcıların sorularını / sorunlarını gönderebilecekleri bir destek portalınız olmasını öneriyoruz. Bir bilgi bankası sistemi oluşturun.
    6. PPM disiplini olgunluğunu geliştirin ve sistem hakkında geri bildirim alın. Yinelemeli bir yaklaşım benimsemenizi öneririz; genellikle kolay tarafta insanların kullanmaya başlayıp başarıyı hızlı bir şekilde görebileceği bir proje portföyü yönetimi uygulamalısınız. Ardından, kuruluşun PPM olgunluk seviyesini iyileştirirken ve kullanıcılardan geri bildirim aldığınızda, sistemi gelecek versiyonları için belirlenen ihtiyaçlarına göre uyarlayabilirsiniz.

Nihai hedefimize ulaşmak için küçük adımlar atarken eksiksiz PPM sistemine ulaşmanın devam eden bir yolculuk olduğunu unutmayın.

Rota Bilgi Teknolojileri Microsoft Project Portfolio Management (PPM) platformunu kullanarak, kullanıcı dostu Proje yönetim çözümleri oluşturmaktadır.

Lütfen daha fazla bilgi için bizimle iletişime geçmekten imtina etmeyiniz.

Şener Kara

Proje Yönetimi Terimleri

Proje yönetiminde sıklıkla kullandığımız terimleri sizin için araştırdık. Açıklamaları ile beraber aşağıda bulabilirsiniz.

Baseline: (Temel Çizgi) Proje için onaylanmış plan ile onaylanmış değişikliklerin plana eklenmiş ya da plandan çıkarılmış halidir. Gerçekleşmiş performansla karşılaştırılarak performansın kabul edilebilir varyans eşikleri arasında olup olmadığı belirlenir. Genellikle mevcut temel çizgi anlamında kullanılır, ama başlangıçtaki ya da başka bir zaman dilimindeki temel çizgiye de atıfta bulunulabilir. Çoğu zaman niteleyici bir ifadeyle birlikte kullanılır (örneğin, maliyet performansı temel çizgisi, zaman çizelgesi temel çizgisi, performans ölçümü temel çizgisi, teknik temel çizgi)

images3

Portföy: Stratejik iş hedeflerine ulaşmak için etkin yönetimi kolaylaştırma amacıyla bir araya getirilmiş projelerden, programlardan ve diğer işlerden oluşan bir bütündür. Portföydeki projelerin ya da programların mutlaka birbirlerine bağımlı ya da doğrudan doğruya bağlantılı olmaları gerekmez.

Program: Tek tek yönetildiğinde sağlanamayan fayda ve kontrolü elde etmek için koordinasyon içerisinde yönetilen bağlantılı bir projeler grubudur. Programlar içerdikleri münferit projelerin kapsamı dışında kalan bağlantılı çalışmaların öğelerini de içerebilirler.

Milestone: (Kilometre Taşı) Projedeki önemli bir nokta ya da olay.

İş Kırılım Yapısı (İKY): Work Breakdown Structure (WBS) Proje ekibinin proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları yaratmak için yürüttüğü çalışmaların teslimata yönelik olarak hiyerarşik şekilde ayrıştırılmasıdır. Projenin toplam kapsamını düzenler ve tanımlar.

Kritik Yol: Her zaman olmamakla birlikte genellikle projenin süresini belirleyen zaman çizelgesi aktiviteleri sıralamasıdır.

images2

Sponsor: Projeye ayni ya da nakdi olarak mali kaynaklar sağlayan kişi ya da grup.

Duration: Bir zaman çizelgesi aktivitesinin ya da iş kırılım yapısı bileşeninin tamamlanması için gerekli toplam çalışma dönemi sayısı (tatiller ve çalışılmayan diğer dönemler dışında). Genellikle iş günleri ya da iş haftası şeklinde ifade edilir. Bazen, yanlış bir şekilde, geçen süre terimiyle aynı anlamda kullanılır.

Varyans (Variance): Bilinen bir temel çizgiden ya da beklenen değerden niceliksel olarak ifade edilebilen bir sapma, ayrılma ya da ıraksama.

Proje Zaman Çizelgesi (Project Schedule): Zaman çizelgesi aktivitelerinin gerçekleştirilmesi ve zaman çizelgesi kilometre taşlarına ulaşılması için planlanan tarihler.

images1

Risk: Belirsizliğin söz konusu olduğu ve gerçekleşmesi halinde bir projenin hedeflerini etkileyebilecek bir olay ya da durum.

Sorun (Issue): Sorgulanan ya da ihtilafların söz konusu olduğu, çözümlenmemiş ve tartışılmakta olan ya da hakkında karşıt görüşlerin ya da anlaşmazlıkların var olduğu bir konu ya da mesele

Paydaş (Stakeholder): Projeye aktif olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ya da tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluş ( Örneğin, müşteri, sponsor, projeyi yürüten organizasyon ya da kamuoyu). Bir paydaş, ayrıca proje ve projenin teslimatları üzerinde etkili olabilir.

 

 

Project Online ile Kaynak Oluşturmak

   Project Online ile yeni bir kaynak oluşturmak için menüden ‘Kaynak Merkezi’ bölümüne giriyoruz. Kaynaklar, projemizi tamamlamak için gereken çalışma, malzeme veya maliyetler olmak üzere 3’e ayrılır. Kaynaklar sekmesi altında bulunan ‘Yeni’ seçeneğine tıklayarak kaynak oluşturma işlemlerine başlayabiliriz.

j1

 

Kaynak oluşturma sayfasına girdiğimizde ilk olarak oluşturacağımız kaynak için bir tür seçiyoruz. Bu kaynak türleri;

  • Çalışma: Projelerimizdeki görevleri tamamlayan kişilerdir.
  • Malzeme: Projelerimizi tamamlamak için ihtiyaç duyduğumuz malzeme ya da donanım kaynaklarımızdır. Bunlar arasında bilgisayar, santral, kum, beton, demir benzeri şeyler olabilir.
  • Maliyet: Projelerimizle ilgili ücretlerdir. Bunlar otel, yol veya uçak bileti gibi masraflar olabilir.

Görsel 1

Ardından kaynağımızla ilgili diğer alanları doldurup kaynağımızı kaydediyoruz.

Görsel 3

Oluşturduğumuz kaynağı kayıt ettikten sonra ‘Kaynak Merkezi’ sayfasında yeni eklediğimiz kaynağı görebiliriz.

Görsel 4

Project Online ile Proje Oluşturmak

 

Project Online ile proje oluşturmanın en kolay yolu Project Online ana sayfasındaki Project sekmesi altında yer alan ‘Yeni’ seçeneğine tıklamaktır. Yeni seçeneğine tıkladıktan sonra projeleri oluşturmak üzere proje türünü seçebiliriz.

blog 7.05.2017 1

 

Enterprise Project yani Kurumsal proje türü  evreleri, iş akışlarını ve proje ayrıntı sayfalarını kapsayan bir proje türüdür.

Örneğin; Enterprise Proje türü satış-pazarlama projeleri, IT projeleri veya İK projeleri gibi, ayrı departmanlarla uyumlu bir proje türüdür.

Enterprise Project’e tıkladığımızda karşımıza aşağıdaki gibi bir sayfa gelir ve bu alanları doldurup projemizi ‘Son’ seçeneğine tıklayarak oluşturabiliriz.

blog 7.05.2017 2

 

Projemiz oluştuktan sonra proje detay sayfasında projemizle ilgili bütün bilgileri görüntüleyebilir, bazı alanlar üzerinde değişiklik yapabiliriz.

 

blog 7.05.2017 3

 

Schedule sayfasında ise; proje planımızı oluşturma, takım kurma, ilgili kişilere görev atama gibi işlemleri yapabiliriz.

 

blog 7.05.2017 4

 

 

Project Online artık 30.000 adet projeye imkân veriyor.

 

Microsoft Project ekibi en çok ihtiyaç duyulan gereksinimleri karşılamak için sürekli yenilik yapmakta.

İşte bu nedenle son altı ay içinde ek özellikler yayımladı. Microsoft Project ve Portföy Yönetimi (PPM) çözümü olan Project Online ile yönetebileceğiniz projelerin sayısını arttırdı.

Bildiğiniz gibi Project Online, sadece 5.000 proje oluşturmanıza izin veriyordu. Bugün, bulutta 30.000 proje oluşturmanıza ve yönetmenize olanak tanıyan bir yapıya ulaştı.30.000 projenin hantal ve geçici çözümlere gerek kalmadan daha fazla alan ve esneklik sağladığını düşünüyoruz.

 

Ayrıca performansı arttıran ve ihtiyacınız olan proje bilgilerini daha hızlı elde etmenize yardımcı olan birkaç güncelleme de yayımlandı.

Bu güncellemelerden biri, alt siteler veya işbirliği siteleri olarak da adlandırılan daha fazla proje sitesi oluşturma olanağı. Daha önce, 2.000 proje sitesi için bir limit vardı. Daha fazlasını istiyorsanız, onları ekip verimliliğini etkileyen birden fazla Project Web App (PWA) sitelerine bölmek zorundaydınız. Şimdi, projeler ve proje siteleri arasında bire bir ilişki var.

Örneğin, Operasyon departmanınız 4.000 proje oluşturursa, birden fazla site koleksiyonunda 4.000 proje sitesi oluşturabilir ve böylece proje ekipleri arasında işbirliği ve bilgi paylaşımı sağlanabilir. Ayrıca, proje oluşturma sürecini kolaylaştırmak için bu proje sitelerinin varış yerini Enterprise Project Type (EPT) şablonunda ayarlayabilirsiniz.

 

project 1

Projeleri ve proje sitelerini burada gösterildiği gibi farklı departmanlar arasında bölün veya 30.000’i tek bir yerde barındırın – işiniz için en iyi olanı yapın.

 

Proje Merkezi verilerine daha hızlı erişim.

Daha çok proje aynı zamanda daha fazla veri anlamına gelir. Proje Merkezi bilgilerini daha hızlı bulmak için veri toplama ve grafik gruplarını filtreleme imkânı bu süreci kolaylaştırıyor. Microsoft, Proje Merkezinde proje listesi görüntüleme sürecini hızlandırdı ve doğru proje verilerini hızlı bir şekilde bulmamıza yardımcı olmak için özel filtreleme özelliğini geliştirdi.

project 2

Ayrıca, OData performans geliştirmeleri proje raporlarından veri alımı iletim süresini azaltmak için piyasaya sürüldü. Project Online’dan kendi deponuza veri aktarmak için SQL Server Entegrasyon Hizmetlerini kullanıyorsanız, bu özellikle yararlıdır. Tüm verileri bir kerede indirebilir, sonra proje verilerini güncel tutmak için değişen kayıtları düzenli aralıklarla çekebilirsiniz. Son olarak, değişiklik tarihleri aşağıdaki öğelere eklendi:

  • AssignmentBaseline
  • AssignmentBaselineTimephasedData
  • AssignmentTimephasedData
  • Engagement
  • EngagementsTimephasedData
  • ProjectBaseline
  • TaskBaseline
  • TaskBaselineTimephasedData
  • TaskTimephasedData
  • TimesheetLineActualData
  • ResourceDemandTimephasedData
  • ResourceTimephasedData

Haberin orijinal metnine ve açıklayıcı soru-cevap bölümüne Microsoft web sayfasından aşağıdaki URL yardımı ile ulaşabilirsiniz

https://blogs.office.com/2017/04/03/create-and-manage-up-to-30000-projects-in-project-online/