Blog

Yeni Online Destek Hizmeti Portalımız

Rota Bilgi Teknolojileri destek verdiği firmalara daha iyi hizmet sunabilmek için yatırımlarına devam ediyor.

İş dünyasında rekabetin de etkisi ile zamanı verimli kullanmanın ve bilgiye hızlı ulaşmanın önemi her geçen gün artırıyor.

Bizde bu konuda müşterilerimize kolaylık sağlayacağını düşündüğümüz Destek Portalımızı hizmete açtık. Artık destek antlaşmaları çerçevesinde hizmet verdiğimiz firmalar bu hizmeti online destek portalımız üzerinden alabilecekler. (https://rotasupport.microsoftcrmportals.com/)

Dilerseniz web sitemiz üstünden destek portalımıza erişim de mümkün. (http://www.rotabt.com/)

Portal sayesinde çözüme ulaşmanın çok daha hızlı hale gelmesini ve zamandan tasarruf yaratmayı hedefliyoruz.

Açılan servis talepleri mühendislerimizce ortak havuzda görülüp, ilgili mühendisin soruna çözümle dönmesi ile hızlıca neticelenmektedir.

 

1

 

Ayrıca müşterilerimizin aldıkları destek hizmetini bütünleşik bir şekilde takip edebilmeleri portal’ın en önemli özelliklerinden biridir.

2

 

Aynı zamanda destek ihtiyacı olabilecek konuları geçmiş sorunlardan faydalanarak online kütüphane ortamında topladık. Bu sayede destek çağrısı açmadan ilgili kişi soruna çözümü kendisi de buluyor olabilecek. Uzun vadede online kütüphanemizi gerçekleşen vaka analizleri ve Kurumsal Proje Yönetimindeki yenilikler ile zenginleştirmek asıl hedefimiz.

3

 

İş hayatımızı kolaylaştırmak ve firmamızı müşterilerimiz ile birlikte bilgi teknolojileri otobanında güvenli hızlara ulaştırmak için yatırımlarımıza devam edeceğiz.

 

Proje Portföy Yönetim (PPM) çözümünüzü son kullanıcılara benimsetmek!

Doğru Proje Yönetim çözümünü seçmek zordur. Elbette öncelikle organizasyonunuzun Proje Portföy Yönetimi (PPM) aracına uygunluğunu değerlendirmeniz gerekir.  [‘’ PPM ürünü için hazır mısınız? ‘’ konulu blog yazımızda Proje yönetim yazılımı satın almadan önce düşünülmesi gereken önemli noktaları münazara etmiştik.]2

Ardından, size özel proje yönetimi ihtiyaçlarınızı karşılayan bir araç seçmeye ve mevcut PPM süreçlerinizi eşleştirebilmeye ihtiyacınız vardır. Fakat bu yolculuğun başlangıcıdır. Kuruluşunuz için bir araç seçtikten sonra, onu yaygınlaştırmak ve kullanıcıya benimsetmek daha da zor olabilir.

Kullanıcı adaptasyonu demek, zihinsel kabul ve ihtiyaç duyulan zaman diliminde iş değeri kazandıran günlük işlerinin bir parçası olarak yeni teknolojiyle yaygın ve hızlı son kullanıcı katılımı demektir.

İnsanlar genelde değişime karşı direnirler. Kuruluşunuzdaki son kullanıcılar, projeleri çok verimli olmasa da uzun zamandır farklı bir araçla (Excel gibi) yönetiyorsa, muhtemelen aynı aracı/yöntemi kullanmaya devam etmek isteyeceklerdir.

Kullanıcı adaptasyonu birkaç yöntemle gerçekleşebilir, ancak ağırlıklı olarak ‘büyük patlama’ veya ‘kademeli adaptasyon’ dediğimiz yöntemler ile hayata geçirilir. Genellikle biz kademeli yaklaşımı öneriyoruz. Son kullanıcılara sunma yönteminiz ne olursa olsun, sağlam bir kullanıcı adaptasyon planına sahip olmalısınız. 3

Kuruluşunuzda bir proje yönetim çözümünü veya herhangi bir iş sistemini yaygınlaştırırken, kullanıcıların yalnızca onu kullanması değil, aynı zamanda sevmesi de önemlidir.

Ancak nihai kullanıcıların yeni sistemi sevmelerini ve aynı zamanda sadece günlük işlerinde yapmaya zorunlu oldukları sıradan yönetim işi gibi düşünmemelerini nasıl sağlarsınız?

 

 

Aşağıda kullanıcıların yeni proje yönetim çözümünüzü nasıl kullanacakları ve eş zamanlı olarak beğenecekleri ile ilgili hızlı ipuçlarının listesini bulabilirsiniz:

    1. Üst yönetim desteğini aldığınızdan emin olun ve kullanıcıların bu desteğin farkında olmasını sağlayın. Üst yönetim, desteğini göstermelidir. (Bir yönetim bunu desteklemiyorsa, takım da desteklemez)
    2. Proje Yönetim çözümünün kullanımı ve anlaşılmasının kolay olduğundan emin olun. Araç proje oluşturma, proje planlama ve yönetme görevlerine kadar işi kolaylaştırmalıdır. Doğru bilgiyi doğru zamanda her kullanıcı rolü için su yüzüne çıkarın. Aksi halde insanlar önceki yöntemleri hızlı bir şekilde eski haline geri döndürürler.4
    3. Son kullanıcıları eylem planınıza dahil edin. (Eğer takım onları duyan olmadığı hissine kapılırsa, isyan edecektir.)
    4. Örneklerle yol gösterebilecek ve başkalarına araç hakkında bilgi verebilecek bir lider bulun. Bu kişi uygulamaya önderlik etmesi ve gerçekten başarının gelmesini önemsemesi ile kullanıcıların sistemi kullanmasını ve beğenmesini sağlamak adına yaşamınızı kolaylaştırabilir.
    5. Rol bazlı eğitim ve koçluk sağlayın böylece insanlar çözüme alışabilir. Son kullanıcılar aracı nasıl kullanacaklarını bilmiyorsa kullanmazlar. Kullanıcılar, çözümü bulmak için tam olarak nereye gidebileceklerini ve gerektiğinde onlara kimin yardım edeceğini bilmelidir. Kullanıcıların deneyimlerini paylaşabilecekleri Soru & Cevap oturumları ve toplantıları düzenlemek iyi bir uygulamadır. Her bir kullanıcının sorularına cevap geldiğinden ve sorunların çözüldüğünden emin olun. Biz kullanıcıların sorularını / sorunlarını gönderebilecekleri bir destek portalınız olmasını öneriyoruz. Bir bilgi bankası sistemi oluşturun.
    6. PPM disiplini olgunluğunu geliştirin ve sistem hakkında geri bildirim alın. Yinelemeli bir yaklaşım benimsemenizi öneririz; genellikle kolay tarafta insanların kullanmaya başlayıp başarıyı hızlı bir şekilde görebileceği bir proje portföyü yönetimi uygulamalısınız. Ardından, kuruluşun PPM olgunluk seviyesini iyileştirirken ve kullanıcılardan geri bildirim aldığınızda, sistemi gelecek versiyonları için belirlenen ihtiyaçlarına göre uyarlayabilirsiniz.

Nihai hedefimize ulaşmak için küçük adımlar atarken eksiksiz PPM sistemine ulaşmanın devam eden bir yolculuk olduğunu unutmayın.

Rota Bilgi Teknolojileri Microsoft Project Portfolio Management (PPM) platformunu kullanarak, kullanıcı dostu Proje yönetim çözümleri oluşturmaktadır.

Lütfen daha fazla bilgi için bizimle iletişime geçmekten imtina etmeyiniz.

Şener Kara

Proje Yönetimi Terimleri

Proje yönetiminde sıklıkla kullandığımız terimleri sizin için araştırdık. Açıklamaları ile beraber aşağıda bulabilirsiniz.

Baseline: (Temel Çizgi) Proje için onaylanmış plan ile onaylanmış değişikliklerin plana eklenmiş ya da plandan çıkarılmış halidir. Gerçekleşmiş performansla karşılaştırılarak performansın kabul edilebilir varyans eşikleri arasında olup olmadığı belirlenir. Genellikle mevcut temel çizgi anlamında kullanılır, ama başlangıçtaki ya da başka bir zaman dilimindeki temel çizgiye de atıfta bulunulabilir. Çoğu zaman niteleyici bir ifadeyle birlikte kullanılır (örneğin, maliyet performansı temel çizgisi, zaman çizelgesi temel çizgisi, performans ölçümü temel çizgisi, teknik temel çizgi)

images3

Portföy: Stratejik iş hedeflerine ulaşmak için etkin yönetimi kolaylaştırma amacıyla bir araya getirilmiş projelerden, programlardan ve diğer işlerden oluşan bir bütündür. Portföydeki projelerin ya da programların mutlaka birbirlerine bağımlı ya da doğrudan doğruya bağlantılı olmaları gerekmez.

Program: Tek tek yönetildiğinde sağlanamayan fayda ve kontrolü elde etmek için koordinasyon içerisinde yönetilen bağlantılı bir projeler grubudur. Programlar içerdikleri münferit projelerin kapsamı dışında kalan bağlantılı çalışmaların öğelerini de içerebilirler.

Milestone: (Kilometre Taşı) Projedeki önemli bir nokta ya da olay.

İş Kırılım Yapısı (İKY): Work Breakdown Structure (WBS) Proje ekibinin proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları yaratmak için yürüttüğü çalışmaların teslimata yönelik olarak hiyerarşik şekilde ayrıştırılmasıdır. Projenin toplam kapsamını düzenler ve tanımlar.

Kritik Yol: Her zaman olmamakla birlikte genellikle projenin süresini belirleyen zaman çizelgesi aktiviteleri sıralamasıdır.

images2

Sponsor: Projeye ayni ya da nakdi olarak mali kaynaklar sağlayan kişi ya da grup.

Duration: Bir zaman çizelgesi aktivitesinin ya da iş kırılım yapısı bileşeninin tamamlanması için gerekli toplam çalışma dönemi sayısı (tatiller ve çalışılmayan diğer dönemler dışında). Genellikle iş günleri ya da iş haftası şeklinde ifade edilir. Bazen, yanlış bir şekilde, geçen süre terimiyle aynı anlamda kullanılır.

Varyans (Variance): Bilinen bir temel çizgiden ya da beklenen değerden niceliksel olarak ifade edilebilen bir sapma, ayrılma ya da ıraksama.

Proje Zaman Çizelgesi (Project Schedule): Zaman çizelgesi aktivitelerinin gerçekleştirilmesi ve zaman çizelgesi kilometre taşlarına ulaşılması için planlanan tarihler.

images1

Risk: Belirsizliğin söz konusu olduğu ve gerçekleşmesi halinde bir projenin hedeflerini etkileyebilecek bir olay ya da durum.

Sorun (Issue): Sorgulanan ya da ihtilafların söz konusu olduğu, çözümlenmemiş ve tartışılmakta olan ya da hakkında karşıt görüşlerin ya da anlaşmazlıkların var olduğu bir konu ya da mesele

Paydaş (Stakeholder): Projeye aktif olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ya da tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluş ( Örneğin, müşteri, sponsor, projeyi yürüten organizasyon ya da kamuoyu). Bir paydaş, ayrıca proje ve projenin teslimatları üzerinde etkili olabilir.

 

 

Project Online ile Kaynak Oluşturmak

   Project Online ile yeni bir kaynak oluşturmak için menüden ‘Kaynak Merkezi’ bölümüne giriyoruz. Kaynaklar, projemizi tamamlamak için gereken çalışma, malzeme veya maliyetler olmak üzere 3’e ayrılır. Kaynaklar sekmesi altında bulunan ‘Yeni’ seçeneğine tıklayarak kaynak oluşturma işlemlerine başlayabiliriz.

j1

 

Kaynak oluşturma sayfasına girdiğimizde ilk olarak oluşturacağımız kaynak için bir tür seçiyoruz. Bu kaynak türleri;

  • Çalışma: Projelerimizdeki görevleri tamamlayan kişilerdir.
  • Malzeme: Projelerimizi tamamlamak için ihtiyaç duyduğumuz malzeme ya da donanım kaynaklarımızdır. Bunlar arasında bilgisayar, santral, kum, beton, demir benzeri şeyler olabilir.
  • Maliyet: Projelerimizle ilgili ücretlerdir. Bunlar otel, yol veya uçak bileti gibi masraflar olabilir.

Görsel 1

Ardından kaynağımızla ilgili diğer alanları doldurup kaynağımızı kaydediyoruz.

Görsel 3

Oluşturduğumuz kaynağı kayıt ettikten sonra ‘Kaynak Merkezi’ sayfasında yeni eklediğimiz kaynağı görebiliriz.

Görsel 4

Project Online ile Proje Oluşturmak

 

Project Online ile proje oluşturmanın en kolay yolu Project Online ana sayfasındaki Project sekmesi altında yer alan ‘Yeni’ seçeneğine tıklamaktır. Yeni seçeneğine tıkladıktan sonra projeleri oluşturmak üzere proje türünü seçebiliriz.

blog 7.05.2017 1

 

Enterprise Project yani Kurumsal proje türü  evreleri, iş akışlarını ve proje ayrıntı sayfalarını kapsayan bir proje türüdür.

Örneğin; Enterprise Proje türü satış-pazarlama projeleri, IT projeleri veya İK projeleri gibi, ayrı departmanlarla uyumlu bir proje türüdür.

Enterprise Project’e tıkladığımızda karşımıza aşağıdaki gibi bir sayfa gelir ve bu alanları doldurup projemizi ‘Son’ seçeneğine tıklayarak oluşturabiliriz.

blog 7.05.2017 2

 

Projemiz oluştuktan sonra proje detay sayfasında projemizle ilgili bütün bilgileri görüntüleyebilir, bazı alanlar üzerinde değişiklik yapabiliriz.

 

blog 7.05.2017 3

 

Schedule sayfasında ise; proje planımızı oluşturma, takım kurma, ilgili kişilere görev atama gibi işlemleri yapabiliriz.

 

blog 7.05.2017 4

 

 

Project Online artık 30.000 adet projeye imkân veriyor.

 

Microsoft Project ekibi en çok ihtiyaç duyulan gereksinimleri karşılamak için sürekli yenilik yapmakta.

İşte bu nedenle son altı ay içinde ek özellikler yayımladı. Microsoft Project ve Portföy Yönetimi (PPM) çözümü olan Project Online ile yönetebileceğiniz projelerin sayısını arttırdı.

Bildiğiniz gibi Project Online, sadece 5.000 proje oluşturmanıza izin veriyordu. Bugün, bulutta 30.000 proje oluşturmanıza ve yönetmenize olanak tanıyan bir yapıya ulaştı.30.000 projenin hantal ve geçici çözümlere gerek kalmadan daha fazla alan ve esneklik sağladığını düşünüyoruz.

 

Ayrıca performansı arttıran ve ihtiyacınız olan proje bilgilerini daha hızlı elde etmenize yardımcı olan birkaç güncelleme de yayımlandı.

Bu güncellemelerden biri, alt siteler veya işbirliği siteleri olarak da adlandırılan daha fazla proje sitesi oluşturma olanağı. Daha önce, 2.000 proje sitesi için bir limit vardı. Daha fazlasını istiyorsanız, onları ekip verimliliğini etkileyen birden fazla Project Web App (PWA) sitelerine bölmek zorundaydınız. Şimdi, projeler ve proje siteleri arasında bire bir ilişki var.

Örneğin, Operasyon departmanınız 4.000 proje oluşturursa, birden fazla site koleksiyonunda 4.000 proje sitesi oluşturabilir ve böylece proje ekipleri arasında işbirliği ve bilgi paylaşımı sağlanabilir. Ayrıca, proje oluşturma sürecini kolaylaştırmak için bu proje sitelerinin varış yerini Enterprise Project Type (EPT) şablonunda ayarlayabilirsiniz.

 

project 1

Projeleri ve proje sitelerini burada gösterildiği gibi farklı departmanlar arasında bölün veya 30.000’i tek bir yerde barındırın – işiniz için en iyi olanı yapın.

 

Proje Merkezi verilerine daha hızlı erişim.

Daha çok proje aynı zamanda daha fazla veri anlamına gelir. Proje Merkezi bilgilerini daha hızlı bulmak için veri toplama ve grafik gruplarını filtreleme imkânı bu süreci kolaylaştırıyor. Microsoft, Proje Merkezinde proje listesi görüntüleme sürecini hızlandırdı ve doğru proje verilerini hızlı bir şekilde bulmamıza yardımcı olmak için özel filtreleme özelliğini geliştirdi.

project 2

Ayrıca, OData performans geliştirmeleri proje raporlarından veri alımı iletim süresini azaltmak için piyasaya sürüldü. Project Online’dan kendi deponuza veri aktarmak için SQL Server Entegrasyon Hizmetlerini kullanıyorsanız, bu özellikle yararlıdır. Tüm verileri bir kerede indirebilir, sonra proje verilerini güncel tutmak için değişen kayıtları düzenli aralıklarla çekebilirsiniz. Son olarak, değişiklik tarihleri aşağıdaki öğelere eklendi:

  • AssignmentBaseline
  • AssignmentBaselineTimephasedData
  • AssignmentTimephasedData
  • Engagement
  • EngagementsTimephasedData
  • ProjectBaseline
  • TaskBaseline
  • TaskBaselineTimephasedData
  • TaskTimephasedData
  • TimesheetLineActualData
  • ResourceDemandTimephasedData
  • ResourceTimephasedData

Haberin orijinal metnine ve açıklayıcı soru-cevap bölümüne Microsoft web sayfasından aşağıdaki URL yardımı ile ulaşabilirsiniz

https://blogs.office.com/2017/04/03/create-and-manage-up-to-30000-projects-in-project-online/

MS Project 2016 İle Proje Yönetimi

Kurumsal ölçekli firmaların planlama süreçleri, yapılan işin boyutuna göre değişmektedir. İş, zaman ve maliyet yönetiminin projenin genişliğine göre takip edilmesi zorlaşır ve yönetimsel zorluklarla karşılaşılır. ‘’Bugün hangi işler yapılacak?’’, ‘’Kaynak olarak ne durumdayım?’’, ‘’Bu görevler yetişecek mi veya zaman-maliyet oranı ne olacak?’’ gibi sorular, her proje yöneticisinin projeyi yönetebilmesi için yanıtlanması gerekli sorulardır.

Proje verilerinin tutulacağı bir veritabanı ve zaman yönetimi gibi etkenlerin önemli rol oynaması, akla hemen şu deyimi getiriyor. Zamanı bilen bir veritabanı lazım!

Microsoft Project, kendi sektöründe yıllardır en çok tercih edilen program olmayı korumuştur. Nedeni ise; raporlama seçenekleri ve kurumların yapısına göre özelleştirilebilir alanları ile kullanıcıların proje yönetiminde iş yapılarını entegre edebilmelerini basitleştirmesidir. MS Project 2016 versiyonu ile gelen yeniliklerle de daha aktif daha yönetimi basit hale gelmiştir.

Office 365 PPM

Microsoft Office 365 PPM, proje performansıyla ilgili görünürlüğü çoğaltmaya ve proje yönetimi performansını artırmaya yardımcı olabilir.

Müşteri görüşmelerine dayalı 5.000 çalışanın bileşik organizasyonunun maliyeti ve faydaları: 

•       Yatırım Masrafları: $1,710,810.

•       Yıllık Maliyetler: $174,890.

•       Toplam Maliyet Tasarrufları ve Faydaları: $8,359,959.

Microsoft, Forrester Danışmanlık firmasına şirketlerin Office 365 Proje ve Portföy Yönetimi’ni kullanarak elde edecekleri potansiyel yatırım getirisini (ROI) incelemek üzere Toplam Ekonomik Etki (TEI) çalışması yaptırdı.

Bu çalışmanın amacı, okuyuculara Office 365 PPM’ in kuruluşlar üzerindeki potansiyel mali etkisini değerlendirmek için bir çerçeve sunmaktı.

Forrester, Office 365 PPM uygulamasıyla ilgili fayda, maliyet ve riskleri daha iyi anlamak için Office 365 PPM ‘i kullanan pek çok yıllık tecrübeye sahip dört müşteriyle görüştü.

Microsoft Office 365 PPM, kuruluşların kaynak yönetimini geliştirmesine, proje yönetimi performansını artırmasına ve projelerin, programların ve portföylerin görünürlüğünü artırmasına yardımcı olan bulut tabanlı bir hizmet olan yazılım (SaaS) ürünüdür.

Bulut tabanlı bir çözüm olarak, Office 365 PPM ayrıca altyapı maliyetlerini düşürür ve maliyetli yazılım güncellemelerine olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Ayrıca, Office 365 PPM, Office 365 ürünleri ile sinerji ve SharePoint ve Power BI ile rahat entegrasyon sağlarken, iş hacmindeki büyüme kolayca takip edilebilir.

Office 365 PPM öncesinde, proje yöneticileri on-premises proje yönetimi çözümleri uygulamıştır. Birçok durumda, Microsoft Excel proje yöneticilerinin proje ilerlemesini ve performansını izlemek için tercih ettiği araç olmuştur.

Bu durum, finans ve proje yönetimi ofisleri (PMO) için projelerde görünürlüğü kısıtlayarak proje portföylerini stratejik olarak  yönetme kabiliyetini engelledi.

Office 365 PPM ile müşteriler, proje yönetimi performansı üzerinde daha fazla görünürlük sağlayan daha tutarlı proje yönetimi uygulamaları oluşturmayı başardılar.

Proje Portföy Yönetiminde daha iyi stratejik kararlar alma becerisi ile liderlik sağlamıştır.

Microsoft Office 365 PPM hakkında konuşurken bir kuruluşun PMO lideri şu cümleleri kurmuş “Projelerin görünürlüğü çok yüksekti. . . Özellikle kurumsal seviyede uyarlama yapabilmiş ve tüm proje portföyünüze ilk defa görünürlük kazandırabilmişseniz aynı zamanda seçim yapabiliyor, önceliklendirebiliyor ve düşünceleri sıralamaya koyabiliyorsanız… ”

Forrester araştırma şirketinin konu ile ilgili çalışmasına aşağıdaki link yardımı ile ulaşabilirsiniz:
http://query.prod.cms.rt.microsoft.com/cms/api/am/binary/RCaEMX

2016 Yılına Genel Bakış

2016 böyle geçti !

Bir yıl ne çabuk geçti. Geriye dönüp baktığımızda yoğun bir çalışma yılını geride bıraktığımızı görüyoruz.

2016 yılında katıldığımız etkinlikler

 

PM Summit Ankara 2016

12 Mayıs 2016 tarihinde Ankara’da Cer Modern’de gerçekleşen Proje Yönetim Zirvesi’nin  sponsorları arasındaydık.Kurucu yöneticimiz Şener Kara, MEB yetkilileri ile yaptığı ortak sunum ile katılımcıları bilgilendirdi.

Zirvede Proje Yönetimi konusunda yakın gelecekteki gelişmelerle kamu ve özel sektörün  bakış açısını inceleme fırsatını yakalamaktan memnun kaldık.

 

2016-nasil-7 2016-nasil-8 2016-nasil-9

 

Agile Turkey Summit

2016 yılı 6 Ekim tarihinde İstanbul’da Wyndham Grand Levent’te düzenlenen Agile Turkey Summit konferansına katıldık. Ana teması “Uçtan Uca Çevik Zihniyet Değişimi” olan Agile Turkey Summit’te katılımcılar ile biraraya gelerek bilgi paylaşımında bulunmaktan mutluluk duyduk.

Önümüzdeki dönemde de Proje Yönetiminin tanıtılması ve yaygınlaştırılması yönünde faaliyetlere destek vermeye devam edeceğiz.

2016-nasil-12016-nasil-2

PM Summit İstanbul 2016

14 – 15 Ekim – İTÜ Süleyman Demirel Kültür Merkezi, İstanbul’da gerçekleştirilen Proje Yönetim zirvesinin sponsorları arasındaydık. Dijital dönüşüm süreçlerinde tecrübelerin paylaşıldığı zirveye katkıda bulunmaktan memnun kaldık.

Türk Telekom ile birlikte gerçekleştirdiğimiz Kurumsal Proje Yönetimi İmplementasyonu sonucunda, Erdinç Aslan  (Türk Telekom) dijital transformasyonu yönetmek konusundaki tecrübelerini Yeliz Turunç (Microsoft SSP MEA)  ile birlikte yaptıkları sunum ile katılımcılar ile paylaştı.

 

2016-nasil-32016-nasil-4

 

European SharePoint Conference 2016 (Vienna) 2016

Her yıl Avrupa’nın belli şehirlerinde yapılan SharePoint Konferansı bu sene 11-14 kasımda Viyana’da yapıldı. SharePoint 2016 ve Office 365 ağırlıklı içeriklere sahip olan etkinliğe katılarak bu alandaki yenilik ve gelişmelerden haberdar olma fırsatı yakaladık.

2016-nasil-52016-nasil-6

 

PPM ürünü için hazır mısınız?

Bir PPM ürünü almak istiyorsunuz demek?

Ama hazır mısınız?

PPM ve EPM ürünleri önemli faydalar sağlayabilir, fakat bu faydaların başarılı realizasyonlarını yerinde ön koşul olarak kontrol etmeden, uygulamanız istenen çıktıları oluşturamayabilir.

Günümüzün şaşırtıcı Teknoloji Dünyasında, pek çok insan ‘’ Eğer bir araç varsa, tüm problemlerimizi çözebilir.’’ düşüncesindedir. Bazen, benzer düşünce yapısı, bir şirket kendi Proje portföyünü yönetmek için PPM sistemini kullanmayı tasarladığında da hakim olur.

Hiç şüphe yok ki, akıllı bir uygulamayı devreye almak, devasa süreç ve kültür sorunları ile karşı karşıya kalmaktan daha kolaydır.

Bazıları için, PPM’e doğru atılan ilk adım; “uygun en iyi PPM aracı” nı satın almak ve yüklemektir. Fakat sonrasında iş süreçlerine sahip olmadıklarının farkına varırlar. PPM aracının imkanları doğrultusunda değişmesi gereken iş süreçleri ile karşı karşıya kalırlar. Çoğu zaman başarısız olurlar ve tüm sorumluluğu PPM ürününe atarlar.

ppm-grid

PPM projeleri, kurumun PPM olgunluk seviyesinin net bir şekilde değerlendirilmesi, PPM’e olan isteği ve gelişime açık olma becerisi ile başlar. Şu anda olgunluk seviyesi 1. seviyede ise, gerçekçi olunursa 4. ve 5. seviye ne kadar uygundur ve şirket bunu ne kadar çabuk başarabilir? PPM’nin en iyi uygulamalarını hayata geçirmenin zamanı gelmiş olabilir, ancak istenen seviyeye ulaşmak aylar sürebilir. PPM olgunluğu tek bir olay değil, bir yolculuktur.

Bu düşünceye göre araç seçimi ikincil önemdedir. En iyi araç, teknoloji pazarının kararına bakılmaksızın, şirketin çok özel ihtiyaçlarına en iyi hizmet veren araçtır.

ppm-image1

Aşağıda, bir Proje Portföy Yönetimi (PPM) uygulamasına yaklaşırken göz önüne alınması gereken bazı dinamikler listelenmiştir.

 

  1. Kuruluşunuzdaki PM süreçleri ve uygulamaları hayata geçirin. Eğer, belgelendirilmiş bir metodolojiye ve uygulamaya sahip değilseniz, bir aracın tanıtımı herhangi bir fark yaratamaz.
  2. Yöneticilerin desteğini ve kaynakları güvence altına almalısınız. Bunları paydaş gruplara bir aracı tanıtmanın faydaları ile iletmeye çalışıyorsanız, yeterince başarılı olduklarından emin olmanız gerekir.
  3. Aracı ilk dönemden sonra destekleyecek insani ve mali kaynakları tahsis edin. Bir PPM çözümünün Onprem mi ( şirket bünyesinde server da) yoksa Online mı (internetten abonelik- bulutta) olduğuna bakılmaksızın, son kullanıcılarınıza uygulama desteği sağlamak, koçluk veya uyumluluk sorunlarını tanımlamak ve ele almak, son kullanıcılardan geri bildirim almak, bu geribildirimi prosedürlerinizdeki ve araç konfigürasyonundaki devam eden gelişmelere dahil etmek için, dahili veya harici personeliniz olmalı. Bunun ötesinde, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına ve seçtiğiniz aracın kabiliyetlerine bağlı olarak, mevcut işletme sistemlerinizle iletişim için arayüzler oluşturarak yazılım geliştirmeniz gerekebilir ve aracın merkezi veri deposundan özel raporlar hazırlamak için rapor talep ediyor olabilirsiniz.
  4. Gösterge tablolarını ve raporları oluşturmak için proje verilerini girip projenin devam etmesi bekleniyorsa eğer, PPM çözümü, birincil son kullanıcılara adapte edilmeli. Ekip üyeleri için idari iş yükünü arttırmamaya çalışılmalı. Halihazırda geçerli olan mevcut prosedürler ve süreçler varsa, kullanıcıların adaptasyonuna yardımcı olmak için mevcut alışkanlıklardan, uygulamalardan ve prosedürlerden yararlanabilirsiniz.

ppm-image2

  1. Kullanıcılarınızı rollerine göre eğitin. Belirlenen hedefleri gerçekleştirmek için yeterli tecrübeye sahip yeterli personelinizin olup olmadığını kontrol edin. Farklı insanların nihai Proje ve  Portföy yönetim sürecinde farklı roller üstleneceğini unutmayın. Kullanıcılarınız, proje yönetim dilini anladıklarında PPM’i daha verimli kullanacaklardır. Ancak aslında, planları oluşturmaktan hiçbir zaman sorumlu olmazlarsa, her çalışanı bir proje zamanlayıcısı olarak yetiştirmek mantıklı değildir. Varsayılan olarak, dört rolü düşünebilirsiniz: Yönetici, Proje Yöneticisi, Ekip Üyesi ve Üst düzey Yönetici. Tabii ki, örgüt yapısına bağlı olarak roller oldukça farklı olabilir.

 

Hedefinize ulaşmak için küçük adımlar atarken PPM yolunu bir yolculuk gibi düşünün. Nitekim yönetim kullanıcıları hedeflerine ulaşmaları konusunda kendi yeteneklerinin izin verdiğinden daha ötesine zorlayamaz.

Bugünün zorlu ekonomisi ve küresel rekabetin etkisi ile şirketler, projelerinin üçte birinin başarısızlığından kurtulamıyor. PPM’i uygulamak ise iş hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olacak başarılı, olgun bir PPM disiplinine sahip olmalarına yardımcı oluyor.

Şener KARA