Blog

Günümüzde ekip çalışması ve işbirliği çalışma hayatının kaçınılmaz doğal süreçleri haline geldi. Ekip çalışmasının yarattığı sinerji her firmanın başarı kıstası arasına girmiş bulunmakta.

Ekip çalışmasının en temel paylaşım ortamı bildiğimiz üzere gerçekleştirdiğimiz toplantılardır. Saatler süren uzun toplantılar alınan notlar ve kararlar ile son bulur. Ancak bu kararların takip edilmesi Projelerimizle olan ilişkilerinin oluşturulması gibi konular genelde açıkta kalır. Ve izlenmesi zordur.

Kurumsal Proje Yönetimi dünyasında atanan görevlerin takibi, görev ataması sürecinin kolaylığı, onay süreçlerinin ve tamamlanma seviyelerinin monitör edilebilmesi projeleri takip edebilmek açısından önem taşımaktadır.

Uzun yıllardır Kurumsal Proje Yönetimi konusuna odaklanan firmamız, müşterilerimizden gelen ihtiyaç ve talepler doğrultusunda tüm toplantı yönetimi aşamalarında bize kolaylık sağlayan MeetManage uygulamasını geliştirdi.

Uygulamamızın genel özelliklerini kısaca şöyle anlatabiliriz;

MeetManage ( Toplantı Yönetim Yazılımı ) SharePoint üzerinde toplantı rezervasyonu yapmaya ve toplantı aksiyonlarının yönetmemize imkân veren bir uygulamadır.

Toplantı yönetim yazılımı temelde iki modülden oluşuyor.

• Toplantı aksiyonlarının yönetilmesi ve takibi
• Toplantı rezervasyonu

Toplantı aksiyonlarının yönetilmesi ve takibi;

MeetManage ile toplantılarınızı daha verimli hale getirebilir, toplantı esnasında aksiyonlar not edebilir, ilgili kişilere atayabilir, atadığınız görevleri onay aşamasından geçirerek toplantı yönetimi yapabilirsiniz.

Not alınan aksiyonların türlerini oluşturabilir ve belli rutinlerde bildirimler ile iş takibi yapabilirsiniz. Toplantı aksiyonlarını istediğiniz kırılımda tanımlayabilir ve isterseniz birden fazla kişiye atayabilirsiniz. Aynı zamanda aksiyonlara doküman ekleyerek görev ile açıklayıcı bilgilendirme yapabilirsiniz.

‘’Parking lot’’ özelliği ile daha sonra konuşulabilecek konular ileride değerlendirmek üzere park edilip sırasını bekleyebilir.

Toplantı maddeleri hakkında toplantı sahibine ve katılımcılara seçilen zaman aralığı için otomatik bilgilendirme yapma özelliği de vardır.

Atanan görevlerin karşılıklı takip edilmesi ve tamamlanma yüzdelerinin girilebilmesi uygulamamızın en can alıcı özelliklerindendir. Toplantı sahibi görevlerinin ilerlemesini anlık durumlarını görebilir.

Tamamlanan görevler onay mekanizması sayesinde yönetici tarafından onaylanır veya reddedilir. Böylelikle takibi yapılır.

En çok önem verdiğimiz konu ise kişilere atadığımız görevlerin Proje Yöneticisi tarafından kolayca takip edilebilmesidir. Böylelikle Proje yöneticisi projesi ile ilişkili aksiyonları hızlıca görebilecektir ve çalışmalarını etkileyecek planları takip edebilecektir.

Projelerimizin sayısı arttıkça aksiyonlarımızı takip etmek karmaşık hale gelmektedir. Bu aşamada hızlıca alabileceğimiz raporlar. İşimizi kolaylaştıracaktır. Başlamamış işleri, onay bekleyenleri, red edilenleri ve ayrıca Proje ismine göre ilişkili aksiyonları gelişmiş rapor alma özelliğimiz ile takip edebilirsiniz.

Toplantı rezervasyonu;

Uygulamamızın ikinci modülü arzu edilir ise ilk modülden ayrılabilir ya da beraber kullanılabilir. Bu modül toplantı odası rezervasyonu ihtiyacını karşılamak için tasarlanmış bir çözüm sağlamaktadır.

Rezervasyon esnasında toplantı odası, toplantı zamanı ve katılımcılar seçilerek ilerlenirken aynı zamanda toplantı ile ilgili olabilecek dokümanlarda toplantı rezervasyonuna eklenebilmektedir.

Toplantı odalarını planlarken uygunluk durumlarını görebilir, toplantı çakışmalarını önleyebilirsiniz.

Toplantı odasının fiziksel koşulları da ( toplantı kişi sayısı, projeksiyon, ses düzeni, PC vs. ) görülerek ihtiyaca yönelik seçimler buradan yapılabilmektedir.

Sürükle bırak özelliği ile rezervasyon esnasında yapılmak istenen değişiklikleri hayata geçirmekte kolaylık sağlamaktadır.

Rezervasyon yaparken tür seçimi yapabilir, toplantıları takvim şeklinde görüntüleyebilir ve farklı görünüm seçeneklerini tercih edebilirsiniz.

Bu yazımızda MeetManage ürünümüzün kısaca özelliklerini sizlere anlatmaya çalıştık. Daha detaylı bilgi ve deneme imkânları için bizimle irtibata geçmeniz yeterli olacaktır.

Rota Bilgi Teknolojileri destek verdiği firmalara daha iyi hizmet sunabilmek için yatırımlarına devam ediyor.

İş dünyasında rekabetin de etkisi ile zamanı verimli kullanmanın ve bilgiye hızlı ulaşmanın önemi her geçen gün artırıyor.

Bizde bu konuda müşterilerimize kolaylık sağlayacağını düşündüğümüz Destek Portalımızı hizmete açtık. Artık destek antlaşmaları çerçevesinde hizmet verdiğimiz firmalar bu hizmeti online destek portalımız üzerinden alabilecekler. (https://rotasupport.microsoftcrmportals.com/)

Dilerseniz web sitemiz üstünden destek portalımıza erişim de mümkün. (http://www.rotabt.com/)

Portal sayesinde çözüme ulaşmanın çok daha hızlı hale gelmesini ve zamandan tasarruf yaratmayı hedefliyoruz.

Açılan servis talepleri mühendislerimizce ortak havuzda görülüp, ilgili mühendisin soruna çözümle dönmesi ile hızlıca neticelenmektedir.

Ayrıca müşterilerimizin aldıkları destek hizmetini bütünleşik bir şekilde takip edebilmeleri portal’ın en önemli özelliklerinden biridir.

Aynı zamanda destek ihtiyacı olabilecek konuları geçmiş sorunlardan faydalanarak online kütüphane ortamında topladık. Bu sayede destek çağrısı açmadan ilgili kişi soruna çözümü kendisi de buluyor olabilecek. Uzun vadede online kütüphanemizi gerçekleşen vaka analizleri ve Kurumsal Proje Yönetimindeki yenilikler ile zenginleştirmek asıl hedefimiz.

İş hayatımızı kolaylaştırmak ve firmamızı müşterilerimiz ile birlikte bilgi teknolojileri otobanında güvenli hızlara ulaştırmak için yatırımlarımıza devam edeceğiz.

Doğru Proje Yönetim çözümünü seçmek zordur. Elbette öncelikle organizasyonunuzun Proje Portföy Yönetimi (PPM) aracına uygunluğunu değerlendirmeniz gerekir.  [‘’ PPM ürünü için hazır mısınız? ‘’ konulu blog yazımızda Proje yönetim yazılımı satın almadan önce düşünülmesi gereken önemli noktaları münazara etmiştik.]

Ardından, size özel proje yönetimi ihtiyaçlarınızı karşılayan bir araç seçmeye ve mevcut PPM süreçlerinizi eşleştirebilmeye ihtiyacınız vardır. Fakat bu yolculuğun başlangıcıdır. Kuruluşunuz için bir araç seçtikten sonra, onu yaygınlaştırmak ve kullanıcıya benimsetmek daha da zor olabilir.

Kullanıcı adaptasyonu demek, zihinsel kabul ve ihtiyaç duyulan zaman diliminde iş değeri kazandıran günlük işlerinin bir parçası olarak yeni teknolojiyle yaygın ve hızlı son kullanıcı katılımı demektir.

İnsanlar genelde değişime karşı direnirler. Kuruluşunuzdaki son kullanıcılar, projeleri çok verimli olmasa da uzun zamandır farklı bir araçla (Excel gibi) yönetiyorsa, muhtemelen aynı aracı/yöntemi kullanmaya devam etmek isteyeceklerdir.

Kullanıcı adaptasyonu birkaç yöntemle gerçekleşebilir, ancak ağırlıklı olarak ‘büyük patlama’ veya ‘kademeli adaptasyon’ dediğimiz yöntemler ile hayata geçirilir. Genellikle biz kademeli yaklaşımı öneriyoruz. Son kullanıcılara sunma yönteminiz ne olursa olsun, sağlam bir kullanıcı adaptasyon planına sahip olmalısınız.

Kuruluşunuzda bir proje yönetim çözümünü veya herhangi bir iş sistemini yaygınlaştırırken, kullanıcıların yalnızca onu kullanması değil, aynı zamanda sevmesi de önemlidir.

Ancak nihai kullanıcıların yeni sistemi sevmelerini ve aynı zamanda sadece günlük işlerinde yapmaya zorunlu oldukları sıradan yönetim işi gibi düşünmemelerini nasıl sağlarsınız?

Aşağıda kullanıcıların yeni proje yönetim çözümünüzü nasıl kullanacakları ve eş zamanlı olarak beğenecekleri ile ilgili hızlı ipuçlarının listesini bulabilirsiniz:

1. Üst yönetim desteğini aldığınızdan emin olun ve kullanıcıların bu desteğin farkında olmasını sağlayın. Üst yönetim, desteğini göstermelidir. (Bir yönetim bunu desteklemiyorsa, takım da desteklemez)
2. Proje Yönetim çözümünün kullanımı ve anlaşılmasının kolay olduğundan emin olun. Araç proje oluşturma, proje planlama ve yönetme görevlerine kadar işi kolaylaştırmalıdır. Doğru bilgiyi doğru zamanda her kullanıcı rolü için su yüzüne çıkarın. Aksi halde insanlar önceki yöntemleri hızlı bir şekilde eski haline geri döndürürler.
3. Son kullanıcıları eylem planınıza dahil edin. (Eğer takım onları duyan olmadığı hissine kapılırsa, isyan edecektir.)
4. Örneklerle yol gösterebilecek ve başkalarına araç hakkında bilgi verebilecek bir lider bulun. Bu kişi uygulamaya önderlik etmesi ve gerçekten başarının gelmesini önemsemesi ile kullanıcıların sistemi kullanmasını ve beğenmesini sağlamak adına yaşamınızı kolaylaştırabilir.
5. Rol bazlı eğitim ve koçluk sağlayın böylece insanlar çözüme alışabilir. Son kullanıcılar aracı nasıl kullanacaklarını bilmiyorsa kullanmazlar. Kullanıcılar, çözümü bulmak için tam olarak nereye gidebileceklerini ve gerektiğinde onlara kimin yardım edeceğini bilmelidir. Kullanıcıların deneyimlerini paylaşabilecekleri Soru & Cevap oturumları ve toplantıları düzenlemek iyi bir uygulamadır. Her bir kullanıcının sorularına cevap geldiğinden ve sorunların çözüldüğünden emin olun. Biz kullanıcıların sorularını / sorunlarını gönderebilecekleri bir destek portalınız olmasını öneriyoruz. Bir bilgi bankası sistemi oluşturun.
6. PPM disiplini olgunluğunu geliştirin ve sistem hakkında geri bildirim alın. Yinelemeli bir yaklaşım benimsemenizi öneririz; genellikle kolay tarafta insanların kullanmaya başlayıp başarıyı hızlı bir şekilde görebileceği bir proje portföyü yönetimi uygulamalısınız. Ardından, kuruluşun PPM olgunluk seviyesini iyileştirirken ve kullanıcılardan geri bildirim aldığınızda, sistemi gelecek versiyonları için belirlenen ihtiyaçlarına göre uyarlayabilirsiniz.

Nihai hedefimize ulaşmak için küçük adımlar atarken eksiksiz PPM sistemine ulaşmanın devam eden bir yolculuk olduğunu unutmayın.

Rota Bilgi Teknolojileri Microsoft Project Portfolio Management (PPM) platformunu kullanarak, kullanıcı dostu Proje yönetim çözümleri oluşturmaktadır.

Lütfen daha fazla bilgi için bizimle iletişime geçmekten imtina etmeyiniz.

Şener Kara

Proje yönetiminde sıklıkla kullandığımız terimleri sizin için araştırdık. Açıklamaları ile beraber aşağıda bulabilirsiniz.

Baseline: (Temel Çizgi) Proje için onaylanmış plan ile onaylanmış değişikliklerin plana eklenmiş ya da plandan çıkarılmış halidir. Gerçekleşmiş performansla karşılaştırılarak performansın kabul edilebilir varyans eşikleri arasında olup olmadığı belirlenir. Genellikle mevcut temel çizgi anlamında kullanılır, ama başlangıçtaki ya da başka bir zaman dilimindeki temel çizgiye de atıfta bulunulabilir. Çoğu zaman niteleyici bir ifadeyle birlikte kullanılır (örneğin, maliyet performansı temel çizgisi, zaman çizelgesi temel çizgisi, performans ölçümü temel çizgisi, teknik temel çizgi)

Portföy: Stratejik iş hedeflerine ulaşmak için etkin yönetimi kolaylaştırma amacıyla bir araya getirilmiş projelerden, programlardan ve diğer işlerden oluşan bir bütündür. Portföydeki projelerin ya da programların mutlaka birbirlerine bağımlı ya da doğrudan doğruya bağlantılı olmaları gerekmez.

Program: Tek tek yönetildiğinde sağlanamayan fayda ve kontrolü elde etmek için koordinasyon içerisinde yönetilen bağlantılı bir projeler grubudur. Programlar içerdikleri münferit projelerin kapsamı dışında kalan bağlantılı çalışmaların öğelerini de içerebilirler.

Milestone: (Kilometre Taşı) Projedeki önemli bir nokta ya da olay.

İş Kırılım Yapısı (İKY): Work Breakdown Structure (WBS) Proje ekibinin proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları yaratmak için yürüttüğü çalışmaların teslimata yönelik olarak hiyerarşik şekilde ayrıştırılmasıdır. Projenin toplam kapsamını düzenler ve tanımlar.

Kritik Yol: Her zaman olmamakla birlikte genellikle projenin süresini belirleyen zaman çizelgesi aktiviteleri sıralamasıdır.

Sponsor: Projeye ayni ya da nakdi olarak mali kaynaklar sağlayan kişi ya da grup.

Duration: Bir zaman çizelgesi aktivitesinin ya da iş kırılım yapısı bileşeninin tamamlanması için gerekli toplam çalışma dönemi sayısı (tatiller ve çalışılmayan diğer dönemler dışında). Genellikle iş günleri ya da iş haftası şeklinde ifade edilir. Bazen, yanlış bir şekilde, geçen süre terimiyle aynı anlamda kullanılır.

Varyans (Variance): Bilinen bir temel çizgiden ya da beklenen değerden niceliksel olarak ifade edilebilen bir sapma, ayrılma ya da ıraksama.

Proje Zaman Çizelgesi (Project Schedule): Zaman çizelgesi aktivitelerinin gerçekleştirilmesi ve zaman çizelgesi kilometre taşlarına ulaşılması için planlanan tarihler.

Risk: Belirsizliğin söz konusu olduğu ve gerçekleşmesi halinde bir projenin hedeflerini etkileyebilecek bir olay ya da durum.

Sorun (Issue): Sorgulanan ya da ihtilafların söz konusu olduğu, çözümlenmemiş ve tartışılmakta olan ya da hakkında karşıt görüşlerin ya da anlaşmazlıkların var olduğu bir konu ya da mesele

Paydaş (Stakeholder): Projeye aktif olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ya da tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluş ( Örneğin, müşteri, sponsor, projeyi yürüten organizasyon ya da kamuoyu). Bir paydaş, ayrıca proje ve projenin teslimatları üzerinde etkili olabilir.

   Project Online ile yeni bir kaynak oluşturmak için menüden ‘Kaynak Merkezi’ bölümüne giriyoruz. Kaynaklar, projemizi tamamlamak için gereken çalışma, malzeme veya maliyetler olmak üzere 3’e ayrılır. Kaynaklar sekmesi altında bulunan ‘Yeni’ seçeneğine tıklayarak kaynak oluşturma işlemlerine başlayabiliriz.

Kaynak oluşturma sayfasına girdiğimizde ilk olarak oluşturacağımız kaynak için bir tür seçiyoruz. Bu kaynak türleri;

• Çalışma: Projelerimizdeki görevleri tamamlayan kişilerdir.
• Malzeme: Projelerimizi tamamlamak için ihtiyaç duyduğumuz malzeme ya da donanım kaynaklarımızdır. Bunlar arasında bilgisayar, santral, kum, beton, demir benzeri şeyler olabilir.
• Maliyet: Projelerimizle ilgili ücretlerdir. Bunlar otel, yol veya uçak bileti gibi masraflar olabilir.

Ardından kaynağımızla ilgili diğer alanları doldurup kaynağımızı kaydediyoruz.

Oluşturduğumuz kaynağı kayıt ettikten sonra ‘Kaynak Merkezi’ sayfasında yeni eklediğimiz kaynağı görebiliriz.

2016 böyle geçti !

Bir yıl ne çabuk geçti. Geriye dönüp baktığımızda yoğun bir çalışma yılını geride bıraktığımızı görüyoruz.

2016 yılında katıldığımız etkinlikler

PM Summit Ankara 2016

12 Mayıs 2016 tarihinde Ankara’da Cer Modern’de gerçekleşen Proje Yönetim Zirvesi’nin  sponsorları arasındaydık.Kurucu yöneticimiz Şener Kara, MEB yetkilileri ile yaptığı ortak sunum ile katılımcıları bilgilendirdi.

Zirvede Proje Yönetimi konusunda yakın gelecekteki gelişmelerle kamu ve özel sektörün  bakış açısını inceleme fırsatını yakalamaktan memnun kaldık.

Agile Turkey Summit

2016 yılı 6 Ekim tarihinde İstanbul’da Wyndham Grand Levent’te düzenlenen Agile Turkey Summit konferansına katıldık. Ana teması “Uçtan Uca Çevik Zihniyet Değişimi” olan Agile Turkey Summit’te katılımcılar ile biraraya gelerek bilgi paylaşımında bulunmaktan mutluluk duyduk.

Önümüzdeki dönemde de Proje Yönetiminin tanıtılması ve yaygınlaştırılması yönünde faaliyetlere destek vermeye devam edeceğiz.

PM Summit İstanbul 2016

14 – 15 Ekim – İTÜ Süleyman Demirel Kültür Merkezi, İstanbul’da gerçekleştirilen Proje Yönetim zirvesinin sponsorları arasındaydık. Dijital dönüşüm süreçlerinde tecrübelerin paylaşıldığı zirveye katkıda bulunmaktan memnun kaldık.

Türk Telekom ile birlikte gerçekleştirdiğimiz Kurumsal Proje Yönetimi İmplementasyonu sonucunda, Erdinç Aslan  (Türk Telekom) dijital transformasyonu yönetmek konusundaki tecrübelerini Yeliz Turunç (Microsoft SSP MEA)  ile birlikte yaptıkları sunum ile katılımcılar ile paylaştı.

European SharePoint Conference 2016 (Vienna) 2016

Her yıl Avrupa’nın belli şehirlerinde yapılan SharePoint Konferansı bu sene 11-14 kasımda Viyana’da yapıldı. SharePoint 2016 ve Office 365 ağırlıklı içeriklere sahip olan etkinliğe katılarak bu alandaki yenilik ve gelişmelerden haberdar olma fırsatı yakaladık.