Archive for June, 2017

Yeni Online Destek Hizmeti Portalımız

Rota Bilgi Teknolojileri destek verdiği firmalara daha iyi hizmet sunabilmek için yatırımlarına devam ediyor.

İş dünyasında rekabetin de etkisi ile zamanı verimli kullanmanın ve bilgiye hızlı ulaşmanın önemi her geçen gün artırıyor.

Bizde bu konuda müşterilerimize kolaylık sağlayacağını düşündüğümüz Destek Portalımızı hizmete açtık. Artık destek antlaşmaları çerçevesinde hizmet verdiğimiz firmalar bu hizmeti online destek portalımız üzerinden alabilecekler. (https://rotasupport.microsoftcrmportals.com/)

Dilerseniz web sitemiz üstünden destek portalımıza erişim de mümkün. (http://www.rotabt.com/)

Portal sayesinde çözüme ulaşmanın çok daha hızlı hale gelmesini ve zamandan tasarruf yaratmayı hedefliyoruz.

Açılan servis talepleri mühendislerimizce ortak havuzda görülüp, ilgili mühendisin soruna çözümle dönmesi ile hızlıca neticelenmektedir.

 

1

 

Ayrıca müşterilerimizin aldıkları destek hizmetini bütünleşik bir şekilde takip edebilmeleri portal’ın en önemli özelliklerinden biridir.

2

 

Aynı zamanda destek ihtiyacı olabilecek konuları geçmiş sorunlardan faydalanarak online kütüphane ortamında topladık. Bu sayede destek çağrısı açmadan ilgili kişi soruna çözümü kendisi de buluyor olabilecek. Uzun vadede online kütüphanemizi gerçekleşen vaka analizleri ve Kurumsal Proje Yönetimindeki yenilikler ile zenginleştirmek asıl hedefimiz.

3

 

İş hayatımızı kolaylaştırmak ve firmamızı müşterilerimiz ile birlikte bilgi teknolojileri otobanında güvenli hızlara ulaştırmak için yatırımlarımıza devam edeceğiz.

 

Proje Portföy Yönetim (PPM) çözümünüzü son kullanıcılara benimsetmek!

Doğru Proje Yönetim çözümünü seçmek zordur. Elbette öncelikle organizasyonunuzun Proje Portföy Yönetimi (PPM) aracına uygunluğunu değerlendirmeniz gerekir.  [‘’ PPM ürünü için hazır mısınız? ‘’ konulu blog yazımızda Proje yönetim yazılımı satın almadan önce düşünülmesi gereken önemli noktaları münazara etmiştik.]2

Ardından, size özel proje yönetimi ihtiyaçlarınızı karşılayan bir araç seçmeye ve mevcut PPM süreçlerinizi eşleştirebilmeye ihtiyacınız vardır. Fakat bu yolculuğun başlangıcıdır. Kuruluşunuz için bir araç seçtikten sonra, onu yaygınlaştırmak ve kullanıcıya benimsetmek daha da zor olabilir.

Kullanıcı adaptasyonu demek, zihinsel kabul ve ihtiyaç duyulan zaman diliminde iş değeri kazandıran günlük işlerinin bir parçası olarak yeni teknolojiyle yaygın ve hızlı son kullanıcı katılımı demektir.

İnsanlar genelde değişime karşı direnirler. Kuruluşunuzdaki son kullanıcılar, projeleri çok verimli olmasa da uzun zamandır farklı bir araçla (Excel gibi) yönetiyorsa, muhtemelen aynı aracı/yöntemi kullanmaya devam etmek isteyeceklerdir.

Kullanıcı adaptasyonu birkaç yöntemle gerçekleşebilir, ancak ağırlıklı olarak ‘büyük patlama’ veya ‘kademeli adaptasyon’ dediğimiz yöntemler ile hayata geçirilir. Genellikle biz kademeli yaklaşımı öneriyoruz. Son kullanıcılara sunma yönteminiz ne olursa olsun, sağlam bir kullanıcı adaptasyon planına sahip olmalısınız. 3

Kuruluşunuzda bir proje yönetim çözümünü veya herhangi bir iş sistemini yaygınlaştırırken, kullanıcıların yalnızca onu kullanması değil, aynı zamanda sevmesi de önemlidir.

Ancak nihai kullanıcıların yeni sistemi sevmelerini ve aynı zamanda sadece günlük işlerinde yapmaya zorunlu oldukları sıradan yönetim işi gibi düşünmemelerini nasıl sağlarsınız?

 

 

Aşağıda kullanıcıların yeni proje yönetim çözümünüzü nasıl kullanacakları ve eş zamanlı olarak beğenecekleri ile ilgili hızlı ipuçlarının listesini bulabilirsiniz:

    1. Üst yönetim desteğini aldığınızdan emin olun ve kullanıcıların bu desteğin farkında olmasını sağlayın. Üst yönetim, desteğini göstermelidir. (Bir yönetim bunu desteklemiyorsa, takım da desteklemez)
    2. Proje Yönetim çözümünün kullanımı ve anlaşılmasının kolay olduğundan emin olun. Araç proje oluşturma, proje planlama ve yönetme görevlerine kadar işi kolaylaştırmalıdır. Doğru bilgiyi doğru zamanda her kullanıcı rolü için su yüzüne çıkarın. Aksi halde insanlar önceki yöntemleri hızlı bir şekilde eski haline geri döndürürler.4
    3. Son kullanıcıları eylem planınıza dahil edin. (Eğer takım onları duyan olmadığı hissine kapılırsa, isyan edecektir.)
    4. Örneklerle yol gösterebilecek ve başkalarına araç hakkında bilgi verebilecek bir lider bulun. Bu kişi uygulamaya önderlik etmesi ve gerçekten başarının gelmesini önemsemesi ile kullanıcıların sistemi kullanmasını ve beğenmesini sağlamak adına yaşamınızı kolaylaştırabilir.
    5. Rol bazlı eğitim ve koçluk sağlayın böylece insanlar çözüme alışabilir. Son kullanıcılar aracı nasıl kullanacaklarını bilmiyorsa kullanmazlar. Kullanıcılar, çözümü bulmak için tam olarak nereye gidebileceklerini ve gerektiğinde onlara kimin yardım edeceğini bilmelidir. Kullanıcıların deneyimlerini paylaşabilecekleri Soru & Cevap oturumları ve toplantıları düzenlemek iyi bir uygulamadır. Her bir kullanıcının sorularına cevap geldiğinden ve sorunların çözüldüğünden emin olun. Biz kullanıcıların sorularını / sorunlarını gönderebilecekleri bir destek portalınız olmasını öneriyoruz. Bir bilgi bankası sistemi oluşturun.
    6. PPM disiplini olgunluğunu geliştirin ve sistem hakkında geri bildirim alın. Yinelemeli bir yaklaşım benimsemenizi öneririz; genellikle kolay tarafta insanların kullanmaya başlayıp başarıyı hızlı bir şekilde görebileceği bir proje portföyü yönetimi uygulamalısınız. Ardından, kuruluşun PPM olgunluk seviyesini iyileştirirken ve kullanıcılardan geri bildirim aldığınızda, sistemi gelecek versiyonları için belirlenen ihtiyaçlarına göre uyarlayabilirsiniz.

Nihai hedefimize ulaşmak için küçük adımlar atarken eksiksiz PPM sistemine ulaşmanın devam eden bir yolculuk olduğunu unutmayın.

Rota Bilgi Teknolojileri Microsoft Project Portfolio Management (PPM) platformunu kullanarak, kullanıcı dostu Proje yönetim çözümleri oluşturmaktadır.

Lütfen daha fazla bilgi için bizimle iletişime geçmekten imtina etmeyiniz.

Şener Kara

Proje Yönetimi Terimleri

Proje yönetiminde sıklıkla kullandığımız terimleri sizin için araştırdık. Açıklamaları ile beraber aşağıda bulabilirsiniz.

Baseline: (Temel Çizgi) Proje için onaylanmış plan ile onaylanmış değişikliklerin plana eklenmiş ya da plandan çıkarılmış halidir. Gerçekleşmiş performansla karşılaştırılarak performansın kabul edilebilir varyans eşikleri arasında olup olmadığı belirlenir. Genellikle mevcut temel çizgi anlamında kullanılır, ama başlangıçtaki ya da başka bir zaman dilimindeki temel çizgiye de atıfta bulunulabilir. Çoğu zaman niteleyici bir ifadeyle birlikte kullanılır (örneğin, maliyet performansı temel çizgisi, zaman çizelgesi temel çizgisi, performans ölçümü temel çizgisi, teknik temel çizgi)

images3

Portföy: Stratejik iş hedeflerine ulaşmak için etkin yönetimi kolaylaştırma amacıyla bir araya getirilmiş projelerden, programlardan ve diğer işlerden oluşan bir bütündür. Portföydeki projelerin ya da programların mutlaka birbirlerine bağımlı ya da doğrudan doğruya bağlantılı olmaları gerekmez.

Program: Tek tek yönetildiğinde sağlanamayan fayda ve kontrolü elde etmek için koordinasyon içerisinde yönetilen bağlantılı bir projeler grubudur. Programlar içerdikleri münferit projelerin kapsamı dışında kalan bağlantılı çalışmaların öğelerini de içerebilirler.

Milestone: (Kilometre Taşı) Projedeki önemli bir nokta ya da olay.

İş Kırılım Yapısı (İKY): Work Breakdown Structure (WBS) Proje ekibinin proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları yaratmak için yürüttüğü çalışmaların teslimata yönelik olarak hiyerarşik şekilde ayrıştırılmasıdır. Projenin toplam kapsamını düzenler ve tanımlar.

Kritik Yol: Her zaman olmamakla birlikte genellikle projenin süresini belirleyen zaman çizelgesi aktiviteleri sıralamasıdır.

images2

Sponsor: Projeye ayni ya da nakdi olarak mali kaynaklar sağlayan kişi ya da grup.

Duration: Bir zaman çizelgesi aktivitesinin ya da iş kırılım yapısı bileşeninin tamamlanması için gerekli toplam çalışma dönemi sayısı (tatiller ve çalışılmayan diğer dönemler dışında). Genellikle iş günleri ya da iş haftası şeklinde ifade edilir. Bazen, yanlış bir şekilde, geçen süre terimiyle aynı anlamda kullanılır.

Varyans (Variance): Bilinen bir temel çizgiden ya da beklenen değerden niceliksel olarak ifade edilebilen bir sapma, ayrılma ya da ıraksama.

Proje Zaman Çizelgesi (Project Schedule): Zaman çizelgesi aktivitelerinin gerçekleştirilmesi ve zaman çizelgesi kilometre taşlarına ulaşılması için planlanan tarihler.

images1

Risk: Belirsizliğin söz konusu olduğu ve gerçekleşmesi halinde bir projenin hedeflerini etkileyebilecek bir olay ya da durum.

Sorun (Issue): Sorgulanan ya da ihtilafların söz konusu olduğu, çözümlenmemiş ve tartışılmakta olan ya da hakkında karşıt görüşlerin ya da anlaşmazlıkların var olduğu bir konu ya da mesele

Paydaş (Stakeholder): Projeye aktif olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ya da tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluş ( Örneğin, müşteri, sponsor, projeyi yürüten organizasyon ya da kamuoyu). Bir paydaş, ayrıca proje ve projenin teslimatları üzerinde etkili olabilir.